読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

気ままに殴り書き

日々感じたことを、気ままに書き記す予定でしたが。。。

CCメールへの想いは人それぞれ? 便利そうで難しい社内メールのCC

その他

f:id:kminebg1110:20160603232009j:plain

最近になって、以下の「社内メールの敬称(様、殿、さん)の使い分け」のアクセスが増えていることに調子にのり、ビジネス関係の記事が続きます。

社内メールを送信する際の宛先の敬称については、私の拙い記事を参考にするなり、他サイトを参照するなり、定義どおりに使用すれば間違いないのですが、定義・教科書どおりに設定しても悩ましいのが、メール宛先の「TO、CC、BCC」の使い分けのうち、「CCで誰に送信すべきか」ということ。社内メールを十数年使用している今でも、「この場合には、この人にccで入れるべきか」と頻繁に悩んだり、あるいは同僚の相談を受けたりします。

本日は、「CC」を使う際の悩みの原因となっている事例のご紹介です。悩みの原因の事例の紹介であり、使用の際の明確な答えを記載しているものではないことを、ご了承くださいませ。


 

スポンサーリンク

 

 

TO、CC、BCCの基本的な使い分け

まずは「TO、CC、BCC」の基本的な使い分けのおさらいです。検索エンジンにて、最初にヒットした以下のサイトから、そのままポイントを引用させていただきます。

 

TO、CC、BCCの特徴と違い|ビジネスメールの教科書

 

TO(宛先)

 「あなたに送っています」の意思表示。処理や作業をして欲しい人をTOに入れます。返信義務要。

 

 私が受信する側でよく失敗しているケースとしては、Toの宛先に20人・30人と連なっていることがあります。この場合、以下により「返信することを失念する」ことが多々あります。

 

  • Toの人数があまりにも多く、自分がToに入っていることを確認しない。見落としてしまう。ccで入っているものと勘違いする。
  • これだけ大勢に送信されているのだから、同じ課の同僚に送信されているだろうと思いきや、誰にも送信されていなかった。もしくは、同僚も同じ思いで、誰も真剣にメールを読んでいない。

 

CC (カーボン・コピー、Carbon Copy)

「TO(宛先)の人に送ったので念のため見てくださいね」という意味。参考・情報共有に使います。TOの人が主たる処理者のため、CCの人は原則、返信をおこないません。 

 

「CCの人は原則、返信をおこないません」とあります。丁寧な方は、CCから返信を行う場合、「CCから失礼します」との文言を添えたりしますね。

私の場合でよくあるケースとして、「CC」で受信しているため、軽く流し読みをすることがほとんどですが、後にになって(口頭ベースで)「かなり重要な情報だった」と知るケースがやや多いこと。あるいは逆に、タイトルは重要さをにじみ出しているものの、真剣に読んでみると些細な情報であることも多いこと。

このCCが後述のとおり、かなりの曲者・小さなな悩みのタネ。何度、このCCに悩まされたことか。

 

BCC(ブラインド・カーボン・コピー、Blind Carbon Copy)

他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用。BCCの受信者は、他の受信者に表示されません。一斉送信の際に用いられることもあります。

 

私は「CC」をじっくり読む読まないの判断は、タイトルやタイトルに「重要・要報告」などの文言の有無によることが多いのですが、「BCC」は謎めいた感じがするため、ほとんどの場合 読んでしまいます。人によりけりですが、読んでもらうためには「BCCにて」との手段も有効かもね。

 

 

CCが小さな悩みのタネとなっている原因

他の会社のことは定かではないものの、私の会社では電話のほうが手っ取り早い要件もメールで入れる傾向があります。確かにメールで送信・受信すると記録として残せるため、後日 経緯等を確認しやすい大きな利点があります。

一方、悩みのタネとなっている原因として、以下の事例があります。一言で表すと、CCを歓迎する人・煩わしく思う人、その人によりCCメールへの想いが異なることにあります。

 

例えば、CCで送信した先からの申し入れとして、

  1. 「忙しいんだから、こんなことでCCを入れるな」と申し入れてくるケースあり。
  2. 逆に「なんでCCを入れないんだ。CC入れないと状況がわからないぞ」と訴えてくるケース。
  3. 社内の「忙しい職種・最前線部隊にはCCを入れるべからず」一斉に指示があった事例もあり。かと思うと「情報の連携は重要だぞ」とのお達しもあったり、混乱してきます。
  4. 「何でCCで入れたのに、読んでくれていないのですか」と訴えてくるケース(同僚。私が部下という響きが好きでないのですが、世間でいう「部下」も含む)。
  5. 同じ社内で同じメールを発信する場合にも、部の特性・成り立ちなどにより、ある部は「全員にCCを入れてほしい」との要望がある一方、別の部は「役職者クラスのみでいい」との要望があったり、部単位での意向も様々。

 

こんな感じでCCの受け止め方が人それぞれなため、案件に応じて、またCCに入れる人の性格を見抜いたうえで、CCに入れる方を選択するケースも多々あります。

ここでの性格による判断とは、「この人にCCを入れると、じっくりとメールを読み、時間をとらせてしまうため、送信しないほうがいい」や、「この人は面倒くさがりのため、CC入れるなと言われても、参照してほしいメールはCCを送り続けるぞ」などです。

また、TOで送信した方に「この方はCCがイヤとのことでCC入れていないので、よろしく」と後追いで更にメールを送るケースも稀にあります。

こんな感じで、便利そうでかなり面倒な「CC」です。

 

まとめ

なかなかまとめにくい「CC」にまつわる「あれやこれや」であり、例えば新入社員の方が「CC」で迷ったら先輩社員に相談・確認するのがよいと思います。

私の場合は、ある程度は臨機応変に、メールの内容に応じて「人それぞれの意向・思い」に関係なく一律CCを入れる、またはじっくりとCCで入れるべき人を検討して送信するなどケースバイケースです。

何はともあれ、私の認識としては、便利に思える「CC」ですが、実際には「かなり曲者な「CC」です。